Ketika kita menelepon suatu perusahaan atau kantor untuk mengeluhkan sesuatu dari layanan mereka, yang pertama kali akan menyambut kita di sambungan telepon adalah orang-orang yang menyebut diri mereka sebagai “bagian layanan pelanggan”. Apakah sebenarnya bagian layanan pelanggan ini?
Layanan pelanggan (dikenal dengan customer service dalam Bahasa Inggris) merupakan kegiatan atau aktivitas memberikan informasi terkait instansi tempatnya bekerja kepada para pelanggan yang dilakoni oleh seseorang, yang kemudian dikenal dengan karyawan, petugas, atau staf layanan pelanggan.
Bagian layanan pelanggan ini umum ditemukan di berbagai perusahaan atau instansi yang menawarkan jasa sebagai sumber pencaharian utamanya.
Lalu, adakah fungsi dari staf bagian layanan pelanggan? Tentu saja ada dan inilah beberapa fungsi dari bagian layanan pelanggan:
- Sebagai penerima pelanggan atau tamu. Menjadi bagian dari layanan pelanggan berarti kita harus siap ditempatkan di garda terdepan instansi atau perusahaan karena kita-lah yang akan menjadi penyambung komunikasi antara pelanggan dan perusahaan. Karena itu, perhatian kita harus tertuju hanya pada pelanggan atau klien dan melayani mereka dengan ramah dan profesional.
- Sebagai wajah atau perwakilan perusahaan. Ditempatkan di bagian terdepan menjadikan kita yang bekerja di layanan pelanggan perwakilan atau wajah perusahaan. Melalui kita, pelanggan atau klien dapat mengetahui seperti apa perusahaan tempat kita bekerja. Apabila kita melayani mereka dengan baik, mereka akan menaruh perhatian dan kepercayaan besar kepada instansi kita.
- Sebagai komunikator dalam interaksi. Seperti telah dikatakan sebelumnya, karyawan bagian layanan pelanggan merupakan komunikator. Karenanya, amatlah perlu seorang karyawan layanan pelanggan memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan siap menerima komplain dari para pelanggan dan berusaha yang terbaik agar bisa memecahkan masalah tersebut dan memberi jalan keluar yang baik.
- Sebagai asisten para pelanggan. Yang dimaksud dari kata asisten di sini adalah kita harus membantu klien dengan bermacam-macam jenis permohonan yang mereka ajukan, seperti: membantu klien mengisi formulir dengan benar agar data yang dibutuhkan dapat dilengkapi.
- Sebagai marketer. Tidak bisa disangkal, terkadang seorang staf bagian layanan harus bertindak pula sebagai marketer. Mengapa demikian? Ini karena staf bagian layanan pelanggan harus bisa meyakinkan para pelanggan untuk memakai jasa perusahaan kita. Oleh karena itu, kita harus menguasai bahasa persuasif agar dapat meyakinkan klien dan calon klien.
Seorang karyawan yang bekerja di bagian layanan pelanggan, pada umumnya, harus menguasai beberapa keahlian yang disebutkan di bawah:
- Kesabaran yang tinggi dan penuh perhatian, karena dalam pekerjaan ini, kita berhadapan dengan klien-klien dengan kepribadian dan sikap yang berbeda dan mereka semua pasti ingin mendapat perhatian kita.
- Pengetahuan tentang layanan yang ditawarkan kantor tempat kita bekerja. Ini merupakan kemampuan umum dan sebaiknya sangat dikuasai oleh kita yang bekerja sebagai CS.
- Kemampuan komunikasi yang baik. Masih terhubung dengan poin 1 di atas, kemampuan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan oleh bagian CS. Klien dengan sikap dan kepribadian beragam menjadikan beberapa dari mereka mudah tersinggung. Tugas kita untuk berkomunikasi dengan baik dan tidak menyinggung.
Seperti pekerjaan lain pada umumnya, seorang karyawan yang bekerja di bagian atau bidang layanan pelanggan sebaiknya memiliki daftar riwayat hidup yang memuat semua informasi profesional kita sebagai referensi kepada atasan atau ketika kita akan mencari kerja di tempat baru.
Contoh Daftar Riwayat Hidup Karyawan Layanan Pelanggan (Customer Service Staff Curriculum Vitae) dalam Bahasa Inggris
Di bawah ini telah dirangkum contoh daftar riwayat hidup seorang karyawan layanan pelanggan menggunakan Bahasa Inggris beserta terjemahannya.
Contoh 1:
Lincoln City Telecommunication Office
Olivia Lively | Customer Service
Location: Lincoln, Nebraska, USA
Telephone: 68508-4334
Email: olivialively@lincolnmail.net
Personal Profile
Full Name: Olivia Ashley Lively
Date of Birth: Gothenburg, July 17, 1994
Nationality: American
Professional Summary
With 3 and a half years of working experience, I have been bridging communication between customers and Lincoln City Telecommunication Office. I am very focused on customers’ satisfaction and professionalism and uphold the office’s work principles.
Mastered Skills
Bridging communications between customers and office (customer service).
Mediate complaints between customers and office, and seek solutions that are effective and mutually beneficial.
Master call center operations.
Able to collaborate with colleagues (team work) to improve the service quality.
Analyze the needs and desires of customers for the office.
Professional Career History
April 2018 – present: Customer Service Junior Employee, Lincoln City Telecommunication Office
My Job Responsibilities:
Responding to customers’ questions, complaints, and advice through telephone calls and mails.
Assist customers find out the advantages they receive if they use the office’s services offered.
Help fellow customer service employees and together improve the service quality for customer satisfaction.
Receive and analyze and also provide the best solutions to customers’ problems in a professional manner.
May 2015 – March 2018: Customer Service Assistant, Perringham Real Estate Agency, Lincoln City
Jobs Including:
Running calls with customers who need information about the houses the agency offers.
Responding to customer’s complaints and help finding solutions.
Offering additional services when customers need them.
Educational History
Lincoln City School of Public Relations: 2012 – 2015
Gothenburg Public High School: 2009 – 2012
References will be provided upon requests if necessary.
(Kantor Telekomunikasi Kota Lincoln
Olivia Lively | Layanan Pelanggan
Lokasi: Lincoln, Nebraska, AS
Telephone: 68508-4334
Surel: olivialively@lincolnmail.net
Profil Pribadi
Nama Lengkap: Olivia Ashley Lively
Tanggal Kelahiran: 17 Juli, 1994
Kebangsaan: Amerika
Rincian Profesional
Dengan pengalaman kerja selama 3 tahun, saya telah menjembatani komunikasi antara para pelanggan dengan Kantor Telekomunikasi Kota Lincoln. Saya sangat berfokus pada kepuasan para pelanggan dan profesionalisme serta memegang teguh prinsip kerja kantor.
Kemampuan yang Dikuasai:
Menjembatani komunikasi antara pelanggan dan kantor (layanan pelanggan).
Memediasi keluhan antara pelanggan dan kantor, serta mencari solusi yang efektif dan menguntungkan kedua belah pihak.
Menguasai operasi pusat panggilan.
Mampu berkolaborasi dengan rekan kerja (kerja tim) untuk meningkatkan kualitas layanan.
Menganalisa kebutuhan dan keinginan para pelanggan terhadap kantor.
Sejarah Karir Profesional
April 2018 – sekarang: Karyawan Layanan Pelanggan Junior, Kantor Telekomunikasi Kota Lincoln
Tanggung Jawab Pekerjaan Saya:
Merespon pertanyaan, keluhan, dan saran pelanggan melalui panggilan telepon dan surat.
Mendampingi pelanggan mengetahui keuntungan yang mereka dapatkan apabila mereka menggunakan layanan yang ditawarkan oleh kantor.
Membantu sesama karyawan layanan pelanggan dan bersama meningkatkan kualitas layanan untuk kepuasan pelanggan.
Menerima dan menganalisa dan juga memberikan solusi-solusi terbaik untuk permasalahan para pelanggan secara profesional.
Mei 2015 – Maret 2018: Asisten Layanan Pelanggan, Agensi Perumahan Perringham, Kota Lincoln
Pekerjaan Meliputi:
Melakukan panggilan dengan pelanggan yang membutuhkan informasi mengenai rumah-rumah yang ditawarkan oleh agensi.
Merespon komplain pelanggan dan membantu menemukan jalan keluar.
Menawarkan layanan tambahan ketika pelanggan membutuhkannya.
Sejarah Pendidikan
Sekolah Hubungan Publik Kota Lincoln: 2012 – 2015
SMA Umum Gothenburg: 2009 – 2012
Referensi akan diberikan sesuai permintaan apabila dibutuhkan).
Contoh 2:
dr. Perry Cunningham Clinic
567 Statham Road, Sedona
Arizona 86336, USA
Phone: (928) 204-6745
Roy Carson | Clinic’s Customer Service Employee
Email address: carsonroy56@sedonamail.net
Telephone number: (928) 205-1287
Professional Resume
A friendly and enthusiastic customer service staff who has been working at this clinic for 4 years. I have a big passion in listening and understanding what patients want from this clinic and act as a bridge of communication between dr. Cunningham and his patients. I am very devoted to give my best to this clinic and also to all the patients under the care of dr. Cunningham.
Experience of Working
Senior Medical Customer Service Staff
dr. Perry Cunningham Clinic – January 2017 to present
Duties Including:
Greetings the patients in a friendly, polite, and professional attitude.
Providing information regarding dr. Cunningham’s practice schedule.
Assisting patients in making appointments with dr. Cunningham.
Receiving and forwarding letters addressed to dr. Cunningham to doctor himself or to his assistant.
Listening to and assisting patients regarding complaints they have about the clinic’s service and finding the solutions together professionally.
Answering phone calls and mails inquiries regarding the clinic in a professional manner.
Canceling patients’ appointment upon their request, or upon certain conditions.
Meticulously updating the patients regarding certain matters in the clinic upon dr. Cunningham’s direct order.
Additional Mastered Skills
Able to operate several software to do various works regarding clinic specifically.
Good time management, where I meet and exceed the goals of call waiting and complaint solutions times.
Mastering American Sign Language as a medium of communication with people with special needs.
Speaking Spanish, French, and Mandarin fluently.
Able to listening and speaking to the patients patiently and passionately in order to make the patients can tell about their illness or concerns in a relax manner.
Education and Training Background
Bachelor of Communication Education
Rio Salazar College in Tempe, Arizona (2014 – 2017)
(Graduated on “summa cumlaude”)
Hobbies and Favorites
Have a passion about learning other forms of sign language.
Enjoy reading books and cooking.
Enjoy watching anime.
Like to learn other languages.
(Klinik dr. Perry Cunningham
Jl. Statham No. 567, Sedona
Arizona 86336, AS
Telepon: (92) 204-6745
Roy Carson | Pegawai Layanan Pelanggan Klinik
Alamat surel: carsonroy56@sedonamail.net
Nomor telepon: (928) 205-1287
Ringkasan Profesional
Seorang karyawan bagian layanan pelanggan yang ramah dan antusias yang telah bekerja di klinik ini selama 4 tahun. Saya memiliki hasrat yang besar dalam mendengarkan dan memahami apa yang diinginkan oleh para pasien dari klinik ini dan menjadi jembatan komunikasi antara dr. Cunningham dan pasien-pasien beliau. Saya juga sangat mendedikasikan diri untuk memberikan yang terbaik bagi klinik ini dan juga kepada semua pasien yang berada dalam perawatan dr. Cunningham.
Pengalaman Bekerja
Karyawan Layanan Pelanggan Medis Senior
Klinik dr. Perry Cunningham – Januari 2017 s/d sekarang
Pekerjaan yang dilakukan meliputi:
Menyalami para pasien dengan sikap ramah, sopan, serta profesional.
Memberikan informasi terkait jadwal praktik dari dr. Cunningham.
Membantu para pasien dalam membuat janji temu dengan dr. Cunningham.
Menerima dan meneruskan surat-surat yang ditujukan untuk dr. Cunningham kepada dokter secara langsung atau kepada asisten beliau.
Mendengarkan dan membantu para pasien tentang keluhan yang mereka miliki tentang layanan klinik dan mencari solusinya bersama secara profesional.
Menjawab panggilan telepon dan surat-surat masuk terkait klinik dalam sikap profesional.
Membatalkan janji temu pasien berdasarkan permintaan mereka, atau atas dasar kondisi-kondisi tertentu.
Dengan cermat memberi kabar terbaru kepada para pasien terkait hal-hal tertentu mengenai klinik atas perintah langsung dari dr. Cunningham.
Kemampuan Tambahan yang Dikuasai
Mampu menjalankan beberapa perangkat lunak di komputer untuk mengerjakan berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan klinik secara khusus.
Manajemen waktu yang baik, dimana saya dapat memenuhi dan melampaui target waktu panggilan tunggu dan solusi dari keluhan-keluhan.
Menguasai Bahasa Isyarat Amerika sebagai alat komunikasi dengan orang-orang berkebutuhan khusus.
Dapat berbicara Bahasa Spanyol, Bahasa Perancis, dan Bahasa Mandarin dengan lancar.
Mampu mendengarkan dan berbicara dengan para pasien dengan sabar dan dengan semangat agar para pasien dapat menceritakan tentang penyakit dan keluhan mereka dengan lebih santai.
Latar Belakang Pendidikan dan Pelatihan
Sarjana Pendidikan Komunikasi
Kampus Rio Salazar di Tempe, Arizona (2014 – 2017)
(Lulus dengan predikat “dengan pujian tertinggi”)
Hobi dan Kesukaan
Memiliki hasrat mempelajari bentuk-bentuk lain dari bahasa isyarat.
Gemar membaca buku dan memasak.
Gemar menonton anime.
Ingin mempelajari bahasa-bahasa lain).
Demikian 2 contoh daftar riwayat hidup dari karyawan atau pegawai di bagian layanan pelanggan dalam Bahasa Inggris.
