Sebagaimana yang kita semua telah ketahui, surat elektronik atau surel (electronic mail (e-mail) dalam Bahasa Inggris) merupakan salah satu media komunikasi super cepat. Mengapa surel dapat dikatakan demikian? Karena proses pengiriman surel termasuk singkat dengan mengandalkan sambungan internet yang baik dan stabil. Surel dapat digunakan untuk mengkomunikasikan apa saja, mulai dari yang bersifat santai hingga ke yang sangat resmi.
Menulis surel yang bersifat santai atau pribadi, sebenarnya, tidak mengharuskan penulisnya untuk menggunakan bahasa yang terdengar resmi dan baku. Namun demikian, ketika kita menulis surel untuk keperluan yang lebih resmi, akan lebih baik apabila kita menggunakan bahasa yang baik dengan ejaan yang tepat. Melakukan hal yang demikian akan memberikan kesan profesional untuk kita serta surel yang kita kirim, apalagi ketika kita membawa nama lembaga atau tempat kerja kita di dalam surel tersebut.
Salah satu aspek dalam surat elektronik yang harus kita perhatikan dengan baik ketika mengirim surel resmi atau bisnis adalah bagian pembukaan atau perkenalan. Lalu, bagaimana caranya agar surel yang kita kirim untuk kebutuhan resmi dapat memberikan kesan profesional dari aspek paragraf perkenalannya?
Berikut beberapa kiat-kiat yang dapat kita praktikkan dalam menulis paragraf perkenalan dalam surel formal:
- Tuliskan pesan pembuka yang baik di bagian subjek. Penulisan pesan pembuka di bagian subjek yang baik akan meminimalisir kemungkinan surel yang kita kirim tidak akan dibaca oleh pihak yang kita kirimi surat. Usahakan agar pesan pembuka spesifik namun padat serta jelas.
- Kirimkan surel kita langsung pada orang yang kita tuju. Daripada mengirimkan surel kita ke alamat surel umum suatu perusahaan atau lembaga, akan lebih baik apabila kita langsung mengirimkan surel kita kepada orang yang ingin kita tuju. Misalnya, kita ingin mengirimkan surel kepada divisi komunikasi suatu perusahaan, maka kita kirimkan surel kita melalui alamat surel kepala divisi komunikasi. Kita bisa mendapatkan alamat surel orang yang bersangkutan melalui kenalan kita atau situs-situs yang memuat profil para pekerja profesional (contoh: situs LinkedIn dan situs Jobcase) di internet.
- Pergunakan salam yang resmi. Penggunaan salam yang terdengar resmi atau formal dalam surel akan lebih meyakinkan orang yang kita tuju untuk memerhatikan apa yang kita tulis. Usahakan untuk selalu menyebut nama belakang atau nama keluarga dari orang yang kita tuju.
- Gunakan koneksi atau rujukan yang kita punyai. Adalah hal yang lumrah apabila orang yang kita kirimi surel menanyakan dari mana kita mengetahui tentangnya. Kita bisa memberikannya rujukan atau saran dari seseorang yang mengenalnya dengan baik, atau melalui situs para pekerja seperti yang sudah disebutkan di poin nomor 2.
- Usahakan agar surel pendek dan singkat. Untuk memperbesar kemungkinan pesan kita akan langsung dibaca oleh yang bersangkutan, jaga agar paragraf perkenalan dalam surel pendek dan singkat, namun memiliki makna yang jelas.
- Jelaskan tujuan atau alasan kita mengirim surel. Setelah memperkenalkan diri, kita juga harus menjelaskan secara singkat alasan yang membuat kita mengirim surel kepada orang yang kita tuju.
- Gunakan huruf (font), ukuran huruf, dan spasi yang sesuai. Akan jauh terlihat lebih baik apabila huruf (font) yang kita gunakan dalam surel merupakan huruf sederhana namun memiliki kesan profesional (contoh: Times New Roman, Arial, Cambria, atau Calibri). Jangan lupa untuk selalu mengatur besar huruf (contoh: Times New Roman ukuran 12) dan mengatur spasi atau jarak kata dalam surel (contoh: Arial ukuran 12, spasi 1.15).
- Salam penutup yang juga profesional. Seperti ketika membuka surel dengan salam profesional, maka tutuplah surel kita dengan salam penutup profesional.
- Bubuhkan tanda tangan. Di sini, tanda tangan yang dimaksud adalah nama lengkap kita, alamat surel kita, asal lembaga atau kantor kita (apabila kita bekerja di kantor atau lembaga tersebut), dan nomor telepon.
- Baca kembali surel sebelum dikirim. Ini adalah kiat terakhir dan terpenting yang harus kita ingat. Selalu baca kembali surel yang kita buat sebelum dikirim, untuk memeriksa kemungkinan adanya kesalahan pengetikan (typo) dan kekeliruan lainnya.
Contoh-Contoh Paragraf Perkenalan dalam Sebuah Surat Elektronik dengan Menggunakan Bahasa Inggris
Kita telah mengetahui apa itu surel, betapa pentingnya surel di zaman sekarang ini, dan juga kiat-kiat yang dapat kita terapkan ketika menulis surel kepada seseorang untuk urusan resmi. Sekarang, kita akan membahas contoh-contoh paragraf perkenalan dalam surel resmi dengan menggunakan Bahasa Inggris.
Contoh 1:
Subject: Receptionist Job Application
Dear Mr. Myers,
My name is Camellia Alvarez and I am one of the admirers of Hamilton Hotel because of its excellent service. I am writing to you today because I saw your email address on the list of people I can directly contact for a receptionist job position at your hotel that being posted on the internet. Below is my resume attachment and other documents for this job application requested by your hotel. My hope is that you can consider me in that position.
Thank you so much, Sir, for your attention and time.
Warmest regards to you,
Camellia Alvarez
alvarezcamellia@usmail.net
(213) 892-4139
(Subyek: Lamaran Pekerjaan Resepsionis
Teruntuk Tn. Myers,
Nama saya Camellia Alvarez dan saya adalah salah satu pengagum Hotel Hamilton karena pelayanannya yang luar biasa. Saya menulis kepada Anda karena saya melihat alamat surel Anda masuk di dalam daftar orang-orang yang saya bisa hubungi secara langsung untuk lamaran posisi resepsionis di hotel Anda yang diunggah di internet. Di bawah merupakan lampiran daftar riwayat hidup saya beserta dokumen-dokumen lainnya untuk lamaran pekerjaan yang diminta oleh hotel Anda. Harapan saya adalah Anda dapat mempertimbangkan saya untuk posisi tersebut.
Terima kasih banyak, Pak, atas perhatian dan waktunya.
Salam terhangat untuk Anda,
Camellia Alvarez
alvarezcamellia@usmail.net
(213) 892-4139).
Contoh 2:
Subject: Teacher Research Interview
Good morning, Mrs. Wilson,
First of all, allow me to congratulate you on your successful completion of research about teachers who teach in remote areas of Nigeria. My name is Isabella Pham and I am one of the graduates in the school you lead now. I am currently conducting a research about teachers for my final assignment in university and my lecturer, Mr. Douglas Abernathy, recommends you as a trusted candidate for me to interview with. It would be a good experience for me if I could meet and do this interview with you.
Thank you for your time and I hope I can find out what you think about this as soon as possible.
My bestest greetings,
Isabella Pham
pham.isabella11@delawaremail.net
302-228-9766
(Subyek: Wawancara Penelitian Guru
Selamat pagi, Ny. Wilson,
Pertama-tama, izinkan saya memberi selamat kepada Anda atas keberhasilan Anda menyelesaikan penelitian tentang guru-guru yang mengajar di daerah-daerah terpencil di Nigeria. Nama saya Isabella Pham dan saya adalah satu lulusan di sekolah yang Anda pimpin sekarang. Saya sedang melaksanakan penelitian tentang guru untuk tugas akhir saya di universitas dan dosen saya, Tn. Douglas Abernathy, merekomendasikan Anda sebagai kandidat terpercaya untuk saya wawancarai. Akan menjadi pengalaman yang baik bagi saya apabila saya dapat bertemu dan melakukan wawancara ini dengan Anda.
Terima kasih atas waktu Anda dan saya harap saya bisa mengetahui bagaimana pendapat Anda tentang hal ini sesegera mungkin.
Salam hormat saya,
Isabella Pham
pham.isabella11@delawaremail.net
302-228-9766).
Contoh 3:
Subject: Welcome to Campbell Publishing Company
Dear Mr. Young,
I am writing to welcome you to Campbell Publishing Company as one of the new members of the publishing division. I am your chief division, Miles Carter-Wright, and I would like to directly meeting you to discuss about everything you need to know about our division. Please reply to this email at any time so that we can arrange a meeting to discuss this new division that will be a part of you.
Good luck always,
Miles Carter-Wright
Miles.CW@campbellcompany.pubnet
+1 207-677-1255
(Subyek: Selamat Datang di Perusahaan Penerbitan Campbell
Yang terhormat Tn. Young,
Saya menulis untuk mengucapkan kepada Anda selamat datang di Perusahaan Penerbitan Campbell sebagai salah satu anggota baru dari divisi penerbitan. Saya adalah kepala divisi Anda, Miles Carter-Wright, dan saya ingin secara langsung bertemu Anda untuk mendiskusikan segala sesuatu yang perlu Anda ketahui mengenai divisi kita. Anda dapat membalas surat ini kapan saja agar kita bisa menyusun pertemuan untuk membahas divisi baru ini, yang akan menjadi bagian dari Anda.
Semoga sukses selalu,
Miles Carter-Wright
Miles.CW@campbellcompany.pubnet
+1 207-677-1255).
Contoh 4:
Subject: Referral from Gwendolyn Roberts
Dear Ms. Rivera,
I am Susan Kobayashi, a friend of Gwendolyn Roberts and from her, I found your email contact. She also supported me to write to you. Gwendolyn and I have been working freelance together for almost 2 years. When she became a permanent employee at her current office, she thought it was a good thing for me to ask for your help about the employment field that might be available for me.
If possible, I would like to meet in person with you to discuss this. I will be happy to wait for your answer.
Have an excellent day,
Susan Kobayashi
susankobayashi55@missiourimail.id
+1 417-866-8540
(Subyek: Rujukan dari Gwendolyn Roberts
Yang terhormat Nn. Rivera,
Saya Susan Kobayashi, teman dari Gwendolyn Roberts dan dari dirinya, saya mendapatkan kontak surel Anda. Ia juga yang mendukung saya untuk menulis kepada Anda. Gwendolyn dan saya telah bekerja secara lepas bersama selama kurang lebih 2 tahun. Ketika ia menjadi karyawan tetap di kantornya yang sekarang, ia berpikir bahwa adalah hal baik bagi saya untuk meminta bantuan Anda tentang lapangan pekerjaan yang mungkin tersedia bagi saya.
Jika memungkinkan, saya ingin bertemu secara pribadi dengan Anda untuk mendiskusikan hal ini. Saya akan dengan senang hati menunggu jawaban dari Anda.
Semoga hari Anda luar biasa,
Susan Kobayashi
susankobayashi55@missourimail.id
+1 417-866-8540).
Contoh 5:
Subject: Request to Send Beauty Products
Dear Ms. Behrendt,
Please allow me to introduce my name through this email as this is my first time contacting you. My name is Rosanna Bianchi and I am a marketing team member at Reviello Beaute, a cosmetic company based in Pittsburgh City, Pennsylvania. I admire the way you convey things about a beauty product and your classy personality.
I, on behalf of the marketing team of Reviello Beaute, intend to send you some of our cosmetic products for you to discuss in your video, because we need reviews from beauty video creators with broad knowledge about cosmetics and unbiased point of view. I hope you can send me an email of your answer as soon as possible.
May you be healthy always,
Rosanna Bianchi
Ros.Bianchi@pittsburghmail.nets
+1 412-567-2300
(Subyek: Permintaan Mengirimkan Produk Kecantikan
Kepada Nn. Behrendt,
Izinkan saya memperkenalkan diri melalui surel ini karena ini pertama kalinya saya menghubungi Anda. Nama saya Rosanna Bianchi and saya adalah anggota tim pemasaran di Reviello Beaute, sebuah perusahaan kecantikan yang berbasis di Kota Pittsburgh, Pennsylvania. Saya mengagumi cara Anda membahas hal-hal mengenai suatu produk kecantikan dan kepribadian Anda yang berkelas.
Saya, mewakili tim pemasaran Reviello Beaute, bermaksud mengirimkan Anda beberapa produk kecantikan kami untuk Anda bahas di video Anda, karena kami membutuhkan ulasan dari pada kreator video kecantikan dengan pengetahuan luas mengenai kosmetik dan sudut pandang yang tidak bias. Saya harap Anda bisa mengirimkan surel jawaban Anda sesegera mungkin.
Semoga Anda sehat senantiasa,
Rosanna Bianchi
Ros.Bianchi@pittsburghmail.nets
+1 412-567-2300).
Demikian 5 contoh paragraf perkenalan dalam surat elektronik dengan mempergunakan Bahasa Inggris.
