Surat elektronik (e-mail) kini menjadi sesuatu yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan kita. Dengan kecepatannya mengirim pesan, orang-orang kini menganggap surel salah satu kebutuhan mereka. Surel juga dipergunakan untuk alasan profesional dengan bahasa yang cenderung lebih resmi atau formal.
Ada banyak alasan yang membuat kita mengirim sebuah surel resmi atau formal: mengumumkan suatu berita di tempat kerja, meminta kolega atau orang-orang yang berhubungan pekerjaan kita untuk melakukan sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan, membalas pesan-pesan dari klien, permintaan maaf, mengirim pemberitahun kepada pelamar kerja, memberitahukan hasil rapat, dan lain sebagainya.
Telah disebutkan di atas bahwa ketika membuat surel resmi, bahasa yang digunakan haruslah formal dan baku, serta hindari menyingkat kata-kata. Tujuannya adalah untuk menampilkan kesan profesional dan agar orang yang membaca surel kita tidak tersinggung atau salah paham karena pemilihan kata yang tidak tepat.
Contoh-Contoh Surel Formal Menggunakan Bahasa Inggris (Examples of Formal Emails Using English)
Melalui beberapa contoh yang telah disiapkan di bawah, kita akan belajar bagaimana membuat sebuah surel profesional dengan berbagai tema dan topik, beserta terjemahannya dalam Bahasa Indonesia.
Contoh Surel Formal Bahasa Inggris 1: Meningatkan Tentang Tenggat Waktu
To: Niana Tran (niana.tran@haxtoncompanymail.com)
From: Jim Braun (braunjim@haxtoncompanymail.com)
Subject: Report Deadline Reminder
Dear Ms. Tran,
I know and believe that you have a busy schedule, but I have to remind you that the deadline for the report I requested earlier will be September 13, 2021.
Therefore, I would like you to update me on the progress of the report. Also, please do not hesitate to ask for my help if you encounter any problems in the process of completing the report.
I hope you reply to this email when you have time and let me know your progress.
Bestest Regards to you,
Jim Braun
Deputy Chief of Marketing Division
Haxton Company
(Kepada: Niana Tran (niana.tran@haxtoncompanymail.com)
Dari: Jim Braun (braunjim@haxtoncompanymail.com)
Subyek: Pengingat Tenggat Waktu Laporan
Kepada Nn. Tran,
Saya tahu dan yakin bahwa Anda memiliki jadwal yang sibuk, tetapi saya harus mengingatkan Anda bahwa tenggat waktu dari laporan yang saya minta sebelumnya akan jatuh pada tanggal 13 September 2021.
Oleh karena itu, saya ingin agar Anda mengabari saya tentang progres dari laporan tersebut. Juga, jangan sungkan untuk meminta bantuan saya apabila ada kendala yang Anda temui dalam proses penyelesaian laporan tersebut.
Saya harap Anda membalas surel ini ketika Anda memiliki waktu dan memberitahukan progres Anda.
Salam paling baik untuk Anda,
Jim Braun
Wakil Kepala Divisi Pemasaran
Perusahaan Haxton)
Contoh Surel Formal Bahasa Inggris 2: Surel Permintaan Maaf Kepada Klien
To: Sara Clifford (saraclifford111@aamail.net)
From: Ben Grisham (ben.grisham@skywayrestaurant.mail)
Subject: Apology E-mail
Dear Mrs. Clifford,
Through this letter, I as the manager of Skyway Restaurant, on behalf of the restaurant I manage, would like to sincerely apologize to you and your family for the incident that occurred on September 1, 2021, which made you and your family very uncomfortable.
I also want to thank you for telling me about the incident that you and your family experienced. I assure you that we will reflect on the incident that has occurred and we will do our best to prevent the same mistake from happening again in the future.
As a token of our sincere apology, please accept a $60.00 voucher card, which you and your family can use at our restaurant one day. I have attached the voucher’s image below this email for you to download.
We hope we can meet you and your family again at Skyway Restaurant.
My deepest respect to you,
Ben Grisham
Skyway Restaurant Manager
(Kepada: Sara Clifford (saraclifford111@aamail.net)
Dari: Ben Grisham (ben.grisham@skywayrestaurant.mail)
Subyek: Surel Permintaan Maaf
Kepada Ny. Clifford yang terhormat,
Melalui surat ini, saya sebagai manajer dari Restoran Skyway, mewakili restoran yang saya kelola, ingin meminta maaf yang sedalam-dalamnya kepada Anda dan keluarga Anda atas insiden yang terjadi pada tanggal 1 September 2021, yang membuat Anda dan keluarga Anda sangat tidak nyaman.
Saya juga ingin mengucapkan terima kasih karena Anda telah memberitahu saya tentang insiden yang Anda dan keluarga alami. Saya pastikan pada Anda bahwa kami akan merenungkan insiden yang telah terjadi dan berusaha keras agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali di masa depan.
Sebagai tanda permintaan maaf yang tulus dari kami, tolong terimalah kartu voucher sebesar $60.00 yang dapat Anda dan keluarga Anda gunakan di restoran kami suatu hari nanti. Saya telah menyematkan gambar dari voucher tersebut di bawah surel ini untuk Anda unduh.
Kami harap kami bisa bertemu lagi dengan Anda sekeluarga di Restoran Skyway.
Hormat saya yang paling dalam kepada Anda,
Ben Grisham
Manajer Restoran Skyway)
Contoh Surel Formal Bahasa Inggris 3: Surel Perkenalan Diri Kepada Calon Klien/Atasan
To: Raya Bahari (raya.bahari23@bbmail.net)
From: Febriana Uli (febriana.uli24@bbmail.net)
Subject: Introduction Email and Job Offer (Reply)
Dear Ms. Bahari,
Through this letter, I would like to introduce myself and the work I do. My name is Febriana Uli and I am a freelance writer who previously interacted with you through a freelance site.
I have been working as a freelance writer for about a year and a half and I have written for several sites on the internet. The writings I make consist of various topics, such as beauty, business, education, and many more.
When you offered me to work as a freelance writer for your site, I was intrigued, especially after seeing some of the contents you have published on your site.
For that reason, it would be very nice if you would take the time and meet me and talk about the job you mentioned in your previous email. If you agree to meet me or if there are things you want to ask, you can reply to this email or contact my mobile phone number at 0811 – 543 – 6161.
Thank you for your time and kindness,
Febriana Uli
(Kepada: Raya Bahari (raya.bahari23@bbmail.net)
Dari: Febriana Uli (febriana.uli24@bbmail.net)
Subyek: Surel Perkenalan Diri dan Tawaran Pekerjaan (Balasan)
Kepada Nn. Bahari,
Melalui surat ini, saya ingin memperkenalkan diri saya dan pekerjaan yang saya geluti kepada Anda. Nama saya Febriana Uli dan saya adalah seorang penulis lepas yang sebelumnya berinteraksi dengan Anda melalui sebuah situs pekerja lepas.
Saya telah bekerja sebagai penulis lepas selama kurang lebih satu setengah tahun dan saya telah menulis untuk beberapa situs di internet. Tulisan yang saya buat terdiri dari berbagai macam topik, seperti kecantikan, bisnis, pendidikan, dan masih banyak lagi.
Ketika Anda menawarkan kepada saya untuk bekerja sebagai penulis lepas bagi situs Anda, saya merasa sangat tertarik, terutama setelah saya melihat beberapa konten yang telah Anda terbitkan di situs Anda.
Untuk alasan tersebut, akan sangat menyenangkan apabila Anda bersedia meluangkan waktu dan bertemu dengan saya serta membicarakan tentang pekerjaan yang Anda sebutkan di surel Anda sebelumnya. Apabila Anda setuju untuk bertemu dengan saya atau apabila ada hal-hal yang ingin Anda tanyakan, Anda bisa membalas surel ini atau menghubungi nomor ponsel saya di 0811 – 543 – 6161.
Terima kasih atas waktu dan kebaikan Anda,
Febriana Uli)
Contoh Surel Formal Bahasa Inggris 4: Pemberitahuan Penundaan akan Sesuatu
To: Sven Olsen (svenolsen40@nnmail.co.net)
From: Barry Nelson (barrynelson41@opcdeliverymail.co.net)
Subject: Package Delivery Delay
Dear Mr. Olsen,
We are very sorry to inform you through this letter that a package sent to you from Canada has been delayed in shipping to your address in Auckland, New Zealand.
The reason for the delay in delivery of your package is due to a technical error from the warehouse at our branch office in Canada, which makes the process of sorting goods, including your package, disrupted.
We will ensure that will still receive your package as soon as the problem at our branch office in Canada is resolved.
We are again very sorry for this inconvenience. We sincerely hope you can understand and forgive our mistake.
May you always be blessed by God,
Barry Nelson
OPC Expedition Office Manager
Auckland, New Zealand
(Kepada: Sven Olsen (svenolsen40@nnmail.co.net)
Dari: Barry Nelson (barrynelson41@opcdeliverymail.co.net)
Subyek: Penundaan Pengiriman Paket
Teruntuk Tn. Olsen,
Dengan sangat menyesal kami memberitahu Anda melalui surat ini bahwa paket yang dikirim untuk Anda dari Kanada mengalami penundaan dalam proses pengiriman ke alamat Anda di Auckland, Selandia Baru.
Alasan dari penundaan pengiriman paket Anda adalah karena adanya kesalahan teknis dari gudang di kantor cabang kami di Kanada, yang membuat proses penyortiran barang-barang, termasuk paket Anda, terganggu.
Kami akan memastikan bahwa Anda akan tetap menerima paket Anda segera setelah masalah di kantor cabang kami di Kanada diselesaikan.
Kami sekali lagi sangat memohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Kami harap dengan tulus Anda dapat memahami dan memaafkan kesalahan kami ini.
Semoga Anda senantiasa diberkati Tuhan,
Barry Nelson
Manajer Kantor Ekspedisi OPC
Auckland, Selandia Baru)
Contoh Surel Formal Bahasa Inggris 5: Kerja Sama dan Permintaan Diskon
To: Jihan Husaini (jihanhusaini87@husainifurnitureshop.mail)
From: Alina Kusuma (kusuma.alina65@pmdmail.co)
Subject: Discount Request for Furniture
Dear Ms. Husaini,
Through this letter I would like to thank you for the furniture catalog you sent to my place. After seeing the catalog you sent, I decided to order some furniture which I will resell in my shop.
I hope that through this order I made, I can start a long partnership with you as the main furniture distributor for my shop in the future.
In addition, because I will be ordering a large number of various kinds of furniture, I humbly want to request you to give me the best possible price for my first order.
You may think about my request before giving your final decision. Please reply to this email when you have decided whether you will accept my request or if you have other decisions to discuss with me.
Thank you very much for your understanding and trust in me.
Warm regards to you from me,
Alina Kusuma
(Kepada: Jihan Husaini (jihanhusaini87@husainifurnitureshop.mail)
Dari: Alina Kusuma (kusuma.alia65@pmdmail.co)
Subyek: Permintaan Diskon untuk Mebel
Teruntuk Nn. Husaini,
Lewat surat ini saya mengucapkan terima kasih atas katalog mebel yang Anda kirimkan ke tempat saya. Setelah melihat katalog yang Anda kirimkan, saya memutuskan untuk memesan beberapa mebel yang akan saya jual kembali di toko saya.
Saya harap melalui pemesanan yang saya lakukan ini, saya bisa memulai kerja sama yang panjang dengan Anda sebagai distributor mebel utama untuk toko saya ke depannya.
Sebagai tambahan, karena saya akan memesan berbagai macam mebel dengan jumlah yang banyak, saya dengan rendah hati ingin meminta Anda agar bisa memberikan harga yang sebisa mungkin paling baik untuk pemesanan pertama saya ini.
Anda boleh memikirkan terlebih dahulu permintaan dari saya sebelum memberikan keputusan akhir Anda. Balaslah surel ini ketika Anda telah memutuskan apakah Anda akan menerima permintaan dari saya atau apabila Anda memiliki keputusan lain yang hendak didiskusikan dengan saya.
Terima kasih banyak atas pengertian dan kepercayaan Anda kepada saya.
Salam hangat untuk Anda dari saya,
Alina Kusuma)
Hal paling akhir yang harus teman-teman ingat adalah sebelum mengirimkan surel formal teman-teman ke orang yang teman-teman tuju, perhatikanlah kembali surat yang teman-teman telah buat. Periksalah kemungkinan-kemungkinan adanya pemilihan kata-kata yang kurang tepat atau kesalahan pada pengetikan.
Demikian 5 contoh surel (e-mail) yang bersifat formal menggunakan Bahasa Inggris dengan beberapa macam topik. Semoga artikel ini dapat membantu teman-teman dalam membuat surel yang bersifat formal dan baku dengan menggunakan Bahasa Inggris.
