Bagi sebagian besar dari kita, surat elektronik (surel) atau yang dikenal juga dengan istilah bahasa Inggrisnya electronic mail (e-mail) telah menjadi suatu bagian besar dalam hidup kita, terutama dalam urusan pekerjaan.
Surel semakin sering digunakan karena kepraktisannya, kecepatan mengirim, dan waktu yang dihabiskan dalam proses penggunaannya. Selain itu, penggunaan surel juga memungkinkan kita untuk berkomunikasi dengan siapa saja di seluruh belahan dunia, tergantung dari apa yang hendak kita komunikasikan.
Sama seperti surat yang kita tulis menggunakan tangan, surel juga memiliki 2 jenis: surel profesional atau bersifat resmi dan surel yang bersifat lebih santai atau informal. Kali ini kita akan membahas tentang surel yang sifatnya resmi dan profesional.
Walaupun dibuat dengan mengetik melalui komputer, kita tetap harus memperhatikan beberapa hal yang tidak ada dalam surel informal. Inilah yang membuat surel formal cenderung terlihat lebih sulit daripada surel informal. Terlebih lagi apabila kita harus menulis surel formal dalam bahasa Inggris. Tentunya ada lagi hal-hal yang harus kita perhatikan dalam penulisannya.
Tips dan Trik Menuliskan Surat Elektronik Formal Secara Profesional dalam Bahasa Inggris (Tips and Tricks in Writing Formal Electronic Mail Professionally in English)
Sebelumnya telah disebutkan bahwa cara atau format penulisan surel yang bersifat resmi dan profesional harus memperhatikan beberapa hal. Nah, di dalam artikel kali ini, kita akan membahas dan mempelajari apa-apa saja tips dan trik yang bisa kita gunakan dalam menulis surel formal secara profesional menggunakan bahasa Inggris.
- Bubuhkan Subyek Surel yang Sesuai (Write The Proper Email Subject)
Ketika membuka bagian untuk mengetikkan isi surel, teman-teman pasti sering melihat kolom dengan tulisan “subject”, bukan?
Subyek surel (email subject) adalah bagian dimana kita menuliskan sedikit informasi yang menjadi alasan mengapa kita menuliskan surat tersebut. Umumnya, subyek dalam surel sebaiknya pendek saja karena selebihnya akan kita tuliskan dalam isi surat.
Contoh subyek surel dalam bahasa Inggris antara lain:
- Humanities Scientific Papers by Dean Oliver (Karya Tulis Ilmiah Humaniora oleh Dean Oliver)
- Details of The Patient’s Treatment History on Behalf of… (Rincian Sejarah Pengobatan Pasien Atas Nama…).
- Video Collaboration for UsTube site (Kolaborasi Video untuk situs UsTube)
- Weekly Report by Jill Hawkins (Laporan Mingguan oleh Jill Hawkins).
Dengan membubuhkan subyek yang tepat sesuai niatan kita menulis surel profesional, orang yang kita tuju akan lebih memerhatikan surel dari kita dan membaca dengan seksama isi dari surel kita.
- Gunakan Sapaan yang Tepat di Awal Surat (Use the Proper Greeting at The Beginning of The Mail)
Tips kedua dalam menulis surel secara profesional menggunakan bahasa Inggris adalah menggunakan salam sapaan yang dibubuhkan di bagian awal surat.
Dalam menulis surat pada umumnya, mungkin teman-teman sering menemukan kata “dear…” pada bagian salam di awal surat. Penggunaan kata “dear…” tersebut merupakan salam formal yang standar dalam penulisan surat. Dalam bahasa Indonesia, kata “dear…” dapat diterjemahkan menjadi “kepada…”.
Ketika menggunakan salam sapaan “dear….” dalam surat, alangkah baiknya apabila kita juga mencantumkan nama orang yang kita tuju.
Beberapa contohnya adalah:
- Dear Mr. Frederick (kepada Tn. Frederick)
- Dear Ms. Hansen (kepada Nn. Hansen)
- Dear Manager Anggara (kepada Manajer Anggara)
- To dr. Philips (kepada dr. Philips)
- To Prof. Kobayashi (Prof. Kobayashi yang terhormat)
Selain ketiga contoh salam sapaan di atas, ada lagi bentuk salam sapaan lain yang bisa kita gunakan. Salam sapaan itu adalah “to whom (that) it may concern (kepada (siapa saja) yang bersangkutan).” Salam sapaan ini digunakan ketika kita tidak mengetahui nama dari orang yang kita tuju dalam surat atau ketika kita menulis kepada seseorang yang spesifik (contoh: kita menulis kepada divisi tertentu dari sebuah perusahaan).
Hal lain yang perlu diingat dalam bagian ini adalah karena kita akan menulis surel formal, akan lebih baik apabila kita menulis nama keluarga (surname/last name) atau nama terakhir dari orang yang kita tuju.
- Tuliskan Isi Surat dengan Rinci (Write The Content of Your Letter in Details)
Berikutnya, tip atau langkah ketiga menulis surat profesional adalah menuliskan isi surat.
Ketika menulis isi dari surel profesional, usahakan untuk menuliskannya serinci mungkin. Contoh penulisan isi surel profesional adalah sebagai berikut:
- I thank you, Ms. Hansen, because in your previous reply, you said you had seen the videos I posted on my channel and that you were interested in collaborating with me. I agree to meet with you in person to discuss this collaboration according to the date you mentioned: October 22, 2021.
(Saya berterima kasih, Nn. Hansen, karena dalam balasan Anda sebelumnya, Anda berkata sudah melihat semua video yang saya unggah di kanal saya dan bahwa Anda tertarik untuk bekerja sama dengan saya. Saya setuju untuk menemui Anda secara langsung sesuai tanggal yang Anda sebutkan: 22 Oktober 2021.)
- Tulis Bagian Penutup yang Baik dan Periksa Kembali Surel (Write a Proper Closing and Re-check The Email)
Setelah menuliskan isi atau konten dari surel profesional, langkah atau tip keempat adalah menuliskan bagian penutup yang baik. Di sini yang perlu diperhatikan adalah kita harus tetap mempertahankan keramahan yang telah kita buat di sepanjang surat. Jangan lupa untuk membubuhkan nama terang kita di bagian akhir surat.
Contoh bagian penutup surel berbahasa Inggris:
- This collaboration will be a good experience for the two of us. If you have something else about this collaboration that you wish to say, you may reply to this email anytime if you have free time.
May you always be healthy, Luke Fulmer
(Kerja sama ini akan jadi pengalaman yang baik untuk saya dan Anda. Apabila Anda ingin mengatakan hal lain tentang kerja sama ini, Anda bisa membalas surel ini kapan saja Anda sempat.
Semoga Anda senantiasa sehat, Luke Fulmer)
Setelah selesai menuliskan surel, periksalah kembali semuanya. Pastikan nama penerima telah ditulis dengan benar, tidak ada kesalahan dalam pengetikan, dan kekeliruan lainnya sebelum kita mengirimkan surel kita kepada orang yang kita tuju.
Demikian, teman-teman, tips dan juga trik dalam menuliskan surel berbahasa Inggris secara profesional.
